Quelles sont les compétences d’une secrétaire médicale ?
On attend habituellement d’une secrétaire qu’elle soit rigoureuse et bien organisée, n’est-ce pas ? Et bien dans le secteur médical, cette rigueur ainsi que cette organisation sont d’autant plus importantes, pour ne pas dire vitales… En effet, la santé et même la vie d’une personne peuvent dépendre de la capacité de la secrétaire médicale à rapidement saisir et à correctement classer un dossier, pour trouver des informations sensibles et spécifiques en un clin d’œil ! Vous l’aurez compris, une bonne secrétaire se doit de remplir de nombreux critères afin d’assister avec brio le ou les médecins avec qui elle travaille. Alors comment savoir si vous êtes faite pour ce métier ? À quoi correspond le profil type d’une bonne secrétaire médicale ? Voyons ça tout de suite…
Quelles sont les compétences d’une secrétaire médicale ?
La secrétaire médicale apporte un soutien administratif essentiel à toute l’équipe de soin. À ce titre, une secrétaire médicale doit posséder un large éventail de compétences, ainsi, elle doit :
- Posséder d’excellentes capacités d’accueil.
- Maîtriser l’orthographe, car elle sera chargée de rédiger des lettres et d’autres documents.
- Avoir une bonne compréhension de la terminologie médicale afin de faciliter la communication entre les professionnels de la santé.
- Etre capable d’utiliser les outils informatiques ainsi que de gérer la comptabilité et les finances.
- Avoir un esprit commercial et être capable de représenter le service de manière professionnelle.
Les aptitudes et savoirs-faires clefs d’une secrétaire médicale
L’accueil et la prise en charge des usagers
Accueillir, informer, orienter et traiter les demandes de chaque interlocuteur de façon adaptée sont les compétences principales d’une secrétaire médicale qui fait bien son travail. Il lui faudra utiliser un vocabulaire professionnel approprié et s’exprimer clairement.
L’orthographe
Outre la bonne gestion administrative des dossiers médicaux inhérente aux qualités de rigueur et d’organisation. La secrétaire médicale doit impérativement maitriser l’orthographe et la grammaire française, mais elle doit également avoir une excellente expression écrite et orale. Ces compétences-là lui permettront de taper les courriers et comptes-rendus des médecins à la sténorette. De plus, les courriers adressés aux confrères doivent être rédigés sans faute et bien formulés autour du vocabulaire médical.
La maitrise de la terminologie médicale
Une assistante médico-sociale n’en serait pas vraiment une sans la maitrise du jargon médical ! Ainsi, avoir des notions du domaine médical concerné et être en mesure de comprendre les termes employés est l’une des qualités phare de l’assistante médicale.
La maitrise de l’outil informatique (Excel, Word etc.) et des logiciels médicaux
De nos jours, il est évident que tous les cabinets médicaux, urgences, cliniques ou autre établissement du milieu médical, possèdent des dossiers médicaux en format papier mais pas que… la grande majorité des secrétaires médicales travaillent effectivement sur ordinateur.
Par conséquent, il est essentiel d’avoir une bonne prise en main de l’outil informatique dont les logiciels médicaux. Concernant les basiques, il est notamment demandé de savoir se servir correctement d’Excel et de Word ou encore ERP médical/Consult, dédié spécifiquement aux secrétaires médicales.
Il existe par ailleurs de nombreux logiciels réservés à la gestion des plannings et la conservation des données médicales. C’est pourquoi il n’est pas rare de voir apparaitre sur les différentes offres d’emploi pour de tels postes. La mention « Connaissance de tel logiciel recommandée » ou « fortement souhaitée ».
Rassurez-vous car si toutefois vous ne connaissiez pas le logiciel en question alors que ce dernier s’avère indispensable à l’obtention du poste. Votre nouvel employeur vous proposera sûrement une formation en interne dès votre arrivée.
Compétences en gestion de la comptabilité
La plupart du temps, il sera demandé à la secrétaire comptable de gérer les encaissements des actes médicaux et la facturation, de tenir la comptabilité journalière, de gérer les impayés, etc.
La vitesse de frappe
Pour un tel poste et sachant qu’il faut parfois travailler dans l’urgence, avoir une bonne vitesse de frappe au clavier est un réel « plus ». Les informations fusent et vous devez pouvoir rester efficace même sous pression. Tout comme il faut avoir un bon niveau en informatique avec la maitrise du traitement de texte, de la création de tableaux etc. il faut également être capable de saisir des données sous dictaphone.
La collecte d’informations
Pour être réellement utile, une collecte d’informations doit permettre une communication claire entre les patients et l’équipe médicale, une secrétaire expérimentée est capable de filtrer le bruit de manière à ce que seuls les détails pertinents et importants soient transmis aux patients ainsi qu’aux professionnels de santé. Ainsi, le risque d’erreurs et de transmettre des informations erronées est écarté au maximum.
Il est obligatoire que la secrétaire médicale prenne les mesures qui s’imposent au moment le plus opportun, concernant les patients, leur traitement, les processus en coulisse du cabinet etc.
L’esprit commercial
Un esprit commercial bien affûté est toujours un avantage lorsque l’on postule pour un poste de secrétaire médicale. Elle doit pouvoir comprendre l’aspect commercial de la pratique privée et peut être amenée, au cours de sa carrière, à discuter des finances avec des patients ou des clients et doit donc pouvoir le faire avec aisance.
Connaître l’activité, les contraintes et les besoins de son service
La secrétaire médicale devra être attentive aux besoins de chacun, qu’il s’agisse des médecins ou des patients, afin d’anticiper et de répondre à leurs besoins dans les plus brefs délais. Elle sera capable de proposer des solutions viables et performantes en fonction de la situation. L’ancienneté et la connaissance du terrain dans lequel elle évolue, ainsi que son sens de l’observation. Ainsi, elles devront lui permettre de parer à toutes les éventualités, ou presque…
Représentation professionnelle
Le corps médical a besoin d’une personne fiable, avec de l’expérience dans le domaine. Prête à acquérir une compréhension approfondie de la pratique du ou des médecins qu’elle assiste. La secrétaire médicale doit pouvoir défendre la réputation de ces derniers. En plus d’être un véritable soutien administratif, elle devra représenter l’entreprise au mieux et défendre son statut.
Malgré ce que l’on pourrait croire, devenir une bonne secrétaire médicale n’est pas donné à tout le monde. Obtenir un diplôme d’assistant médical n’est pas tout ! Il faut aussi et surtout à la fois posséder des caractéristiques essentielles ainsi que développer certaines compétences clefs afin de compléter à merveille ce que vous aura appris votre organisme de formation.
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