Comment devenir secrétaire-assistant médico-social ?

Le métier de secrétaire médicale et médico-sociale vous tente ? Cela tombe bien car le secteur recrute et offre de nombreuses opportunités en termes d’évolution, au sein de structures publiques ou privées… Cliniques, hôpitaux et maisons médicales sont peut-être à la recherche d’un profil comme le vôtre ! Les formations dispensées par certains organismes de formation débouchent sur des certifications professionnelles de niveau IV, reconnues par l’État. Se former permet de trouver rapidement un emploi dans le domaine désiré au sein d’un cabinet médical ou d’un centre médico-social. À vous de jouer…

Comment devenir secrétaire-assistant médico-social ?

Un secrétaire-assistant médico-social joue un rôle important dans le domaine médical. Il est chargé de fournir un soutien aux médecins et aux autres membres du personnel, ainsi que de tenir des dossiers et de fixer des rendez-vous. Si vous souhaitez devenir secrétaire-assistant médico-social, vous devrez suivre une formation qui vous permettra d’acquérir les connaissances et les compétences de base de la profession.

Comprendre le secteur du secrétariat

Les métiers de l’assistanat et du secrétariat représentent à eux-seuls plus de 600 000 personnes, dont parmi elles, plus de 165 000 secrétaires. Il est vrai qu’il s’agit de postes principalement occupés par des femmes (avec 98 % de secrétaires femmes).

Caractéristiques du métier de secrétaire médico-social

La secrétaire médico-sociale exerce son métier sous l’autorité d’un ou plusieurs médecins voire d’un chef d’entreprise. Il s’agit d’un métier consistant à effectuer le standard téléphonique afin de gérer la totalité des appels, accueillir la patientèle, planifier les rendez-vous demandés par les patients et à les orienter dans le cabinet ou vers le pôle adapté.

En tant que première interlocutrice directe et indirecte, elle accueille et renseigne les patients au sein de l’établissement médicosocial. 

C’est un élément clef du cabinet médical, indispensable à son bon fonctionnement.

Les missions les plus courantes de l’assistante médicale sont les suivantes :

• L’accueil et admission des anciens ou nouveaux patients
• La saisie des comptes-rendus médicaux ou des comptes rendus opératoires
• La tenue du standard téléphonique
• L’organisation de la prise en charge des patients ainsi que la planification des rendez-vous
• L’assistanat du médecin dans l’administration des soins en cas de besoin.

Les nombreuses formations éligibles au CPF vous permettront de vous former complètement et rapidement au métier de secrétaire assistante médicosociale.

Quelles formations choisir pour devenir secrétaire assistante médico-sociale

Bien qu’il n’existe pas de diplôme spécifique, nous vous recommandons vivement de suivre une formation certifiante (S2MS) afin de vous donner l’occasion d’assimiler les connaissances et compétences de base du métier de secrétaire assistant médico-social.

En suivant une formation de qualité dispensée par un organisme de formation sérieux, vous parviendrez à :

• Comprendre l’ensemble du système de santé français (son fonctionnement etc.)
• Identifier les divers partenaires institutionnels, médicaux et sociaux du secteur
• Maitriser les outils informatiques essentiels (Excel, Word ainsi que des logiciels dédiés)
• Adopter une communication écrite ainsi qu’une expression orale irréprochable
• Constituer et gérer les dossiers médicaux des patients.

Sachez également qu’une formation peut vous préparer au Titre Professionnel RNCP Secrétaire Assistant Médico Social de niveau 4.

Les qualités et les compétences requises au poste de secrétaire médicosociale

Devenir secrétaire assistante médico-sociale requiert de solides compétences humaines et sociales en plus d’un solide sens de l’organisation et du professionnalisme. Il vous faudra donc pouvoir prouver que vous êtes dotée :

• De grandes capacités d’organisation et d’adaptation
• D’une véritable aisance dans l’expression écrite et orale (maitrise de l’orthographe, de la syntaxe, la grammaire etc.)
• De capacités relationnelles et d’une maitrise de soi (savoir-être, savoir-vivre, écoute, dialogue, communication etc.)
• D’un sens important de l’initiative (le secrétariat médical demande beaucoup d’autonomie et de flexibilité).

Secrétaire assistante médicosociale : les évolutions professionnelles et débouchés du poste

Quand vous exercez en tant que secrétaire médico-sociale, vous avez le choix de travailler soit au sein d’un cabinet médical, soit d’une clinique, d’un centre de radiologie, d’un laboratoire, etc. Vous pouvez même travailler au sein de maisons de retraite, d’un hôpital, d’un foyer etc. si vous le désirez. Les pistes sont donc assez larges.

La secrétaire médicosociale peut évoluer après une certaine expérience. Forte de son ancienneté, elle peut ensuite se diriger vers des postes de coordinateur responsable de secrétariats médicaux par exemple ou encore vers celui de technicien d’information médicale.

En d’autres termes, la secrétaire médico-sociale partage son temps de travail entre l’accueil, la salle d’attente et les différents bureaux des médecins ou professionnels de santé, du secteur social ou encore dans une équipe de secrétaires en secteur hospitalier.

Quel est le salaire que peut espérer un secrétaire assistante médico-sociale ?

Si l’on se concentre sur la fonction publique, le salaire d’une secrétaire assistante en milieu médical et social dépend avant tout du grade et de l’échelon. Peuvent ensuite venir s’ajouter à la rémunération de base certaines indemnités ainsi que des primes.

Quelles compétences vous faut-il pour être secrétaire médico-social ?

De nombreuses qualités sont requises pour pouvoir exercer convenablement ce métier. Il faudra donc vous révéler :

• Consciencieuse

Vous devrez être à la fois efficace et méticuleuse. La rigueur est de mise lorsque l’on est secrétaire médico-sociale, tant au niveau de l’orthographe que de la parfaite maitrise des termes médicaux ou encore dans la rédaction des comptes-rendus aux médecins ainsi que dans l’ensemble des tâches à accomplir.

• Disponible

Au sein d’un cabinet médical ou d’un service social, la secrétaire assistante devra être autant à l’écoute de ses responsables que des patients et de tout autre visiteur. Le sens de la discrétion ainsi que la patience de l’assistante sont grandement appréciés.

• Organisée

Il faut être doté d’un vrai sens de l’organisation pour exceller à ce poste. De multiples tâches vous seront demandées et vous devrez parfois les réaliser dans l’urgence.

Les savoirs et savoir-faire d’une secrétaire médicale/assistante médico-sociale

• Accueil et renseignement auprès des patients (horaires de réception, interventions, soins, rendez-vous, déroulement des examens etc.)
• Actualisation des dossiers médicaux 
• Saisie des comptes-rendus d’actes médicaux
• Organisation des plannings des activités
• Tenue à jour des dossiers médico-administratifs
• Réalisation de l’ensemble des démarches médico-administratives
• Conseil aux patients durant les démarches administratives (remplir un formulaire, constituer un dossier etc.)
• Rédaction de déclarations d’actes médicaux auprès des organismes concernés
• Encaissement des actes médicaux
• Enregistrement, tri et affranchissement des courriers
• Transmission des coordonnées des personnels médicaux de garde ou d’astreinte
• Renseignement des documents médico-administratifs (remplissage)
• Réalisation d’une veille documentaire (pour la collecte, l’analyse etc.)
• Définition des besoins en approvisionnement (fournitures etc.)
• Contrôle de la conformité du codage des données
• Suivi de l’état des stocks
• Préparation des commandes.

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