Quelles sont les tâches d’une secrétaire médicale ?

Beaucoup croitent à tort que le bon fonctionnement d’un cabinet médical est majoritairement du fait des médecins qui y travaillent… alors que c’est en réalité avant tout à la secrétaire médicale qu’on le doit ! En effet, cette dernière assure la gestion des affaires de la structure. Alors que faut-il selon vous accomplir comme tâches lorsque l’on occupe un poste si central ? De quelles missions doit se charger l’assistant médical ? De l’assistanat aux professionnels de santé souvent acculés par les rendez-vous médicaux, jusqu’à l’accueil des patients et au traitement des dossiers. La secrétaire médicale n’a pas le temps de s’ennuyer ! Découvrez tout ce que vous devrez gérer si vous décidez de vous reconvertir ou de vous former au métier.

Quelles sont les tâches d’une secrétaire médicale ?

Les secrétaires médicales accomplissent une variété de tâches qui soutiennent le personnel médical. Elles distribuent les informations sur les patients, fixent les rendez-vous et les tests pour les cabinets médicaux et les services de consultation externe des hôpitaux. Elles préservent également la confidentialité en conservant les dossiers des patients dans leur intégralité, y compris les antécédents de traitement, qui entrent en contact avec tout membre ou affilié d’une organisation.

Accueillir chaleureusement les patients

La secrétaire occupe une place centrale dans un cabinet médical. En tant que vitrine, elle a à ce titre un rôle bien particulier dans le milieu médical qui implique qu’elle soit toujours souriante, accueillante et chaleureuse. Quel que soit l’établissement choisi, il s’agit d’un poste qui place la personne qui l’occupe en premier interlocuteur. C’est effectivement la secrétaire médicale qui établira la première communication entre le patient et son médecin ou la structure médicale concernée. Une fois que c’est fait, le patient est constamment amené à échanger avec l’assistante médicale, depuis la prise de rendez-vous, jusqu’à la date de consultation ou encore d’intervention. 

La secrétaire doit se montrer courtoise et avenante tout au long des échanges avec le patient. Il s’agit en fin de compte de notions à acquérir au cours de la formation de secrétaire médicale. D’ailleurs, même dans l’établissement de soins, les patients peuvent être amenés à vous questionner. Dans ce cas-là, il est de votre devoir de répondre à leurs préoccupations en leur donnant toutes les informations qu’ils demandent et dont ils ont besoin.

Plus important encore, la secrétaire médicale doit avant tout donner des réponses rassurantes mais elle doit aussi savoir être convaincante et pédagogue. Les attentes des médecins envers leur assistante sont élevées. Ils s’attendent à ce qu’elle soit capable de renseigner les patients à propos des modalités de consultations et des interventions. Les patients ont souvent des interrogations concernant la prise en charge et les remboursements des soins de certaines maladies par les différentes structures d’assurance maladie. Il est par conséquent attendu de la part de la secrétaire qu’elle sache formuler des réponses efficaces et éclairées pour aider les patients ou tout autre public. Il arrive même que des confrères se présentent dans les structures médicales afin de rencontrer son personnel. Cela incombe à la secrétaire médicale de les accueillir en faisant preuve de professionnalisme.

Gérer les dossiers des patients

Il faut que savoir que les patients soient au cœur des structures médicales. Même si ce sont les médecins qui sont en charge d’opérer ces derniers, ils n’ont absolument pas le temps de se charger de toute la paperasse qui en découle. Alors c’est à la secrétaire médicale de s’occuper de débarrasser les professionnels de santé de ces tâches de secrétariat difficiles à gérer. L’assistant(e) médico-social, en sa qualité de personne qualifié(e) pour la fonction de secrétaire médical(e), prend en charge ses missions. Les structures lacent régulièrement des offres d’emploi pour recruter des gens compétents à ce genre de postes car la demande est grandissante.

Élaborer des comptes-rendus médicaux

Ce n’est pas systématique mais il arrive souvent que les médecins chargent la secrétaire médicale de l’élaboration des comptes rendus médicaux. Il s’agit d’une tâche faisant appel à des qualités purement rédactionnelles. Il faudra donc maitriser l’orthographe, la grammaire et la syntaxe ainsi que les notions de base du milieu médical. Tout ceci s’apprend en formation professionnalisante. Pour mener à bien cette mission, il faut être capable de bien écrire et surtout de le faire rapidement. Il faut aussi maitriser la Pack Office, dont Word fait partie.
Ensuite, il faut être doté d’un réel sens de l’organisation. L’administration médicale requiert d’être éveillé et perspicace. Tous les documents médicaux doivent impérativement être classés et facilement accessibles. Finalement, être secrétaire médicale nécessite aussi d’avoir des connaissances en gestion de comptabilité et fournitures de bureau.

Au cœur de l’administratif

Très centré sur l’administratif, les postes au sein du service médico-social d’une structure médicale amènent à de la gestion de prise de rendez-vous et des dossiers médicaux des patients. Il y a aussi à gérer des feuilles de soin, s’occuper des cartes vitales etc. À l’heure actuelle, ce sont des aspects du métier qui s’effectuent avec des logiciels dédiés au domaine. Ils centralisent les informations ainsi que tous les documents et permettent également de gérer l’emploi du temps du médecin concerné. 

Exemples de tâches à accomplir pour un emploi de secrétaire médicale

Voici une liste des tâches standards à effectuer en tant que secrétaire médical(e) :

• La planification et confirmation des rendez-vous de diagnostique patient, des chirurgies et des consultations médicales
• La compilation et l’enregistrement des dossiers médicaux et des rapports ainsi que la correspondance via un ordinateur
• La réponse aux appels téléphoniques et transfert aux personnels appropriés (standard téléphonique)
• L’accueil des visiteurs et la vérification du but de leur visite afin de les diriger vers le pôle adéquat
• L’interrogation des patients afin de compléter les documents avec des informations précises comme les antécédents familiaux, médicaux et le remplissage de formulaires d’admission ainsi que d’assurance
• La conservation des dossiers médicaux et les dossiers des correspondances, en plus de l’utilisation de la bibliothèque technique
• L’utilisation du matériel de bureau, à l’image des systèmes de messagerie automatique et vocale ainsi que des logiciels de traitement de texte, de tableurs et autres applications utiles à la préparation de rapports, de factures, d’états financiers, de lettres et de dossiers divers
• La transmission de la correspondance et des dossiers médicaux par la poste, e-mail ou par télécopieur ainsi que par fax
• La réalisation de diverses tâches administratives et de bureau, comme le maintien d’un inventaire des fournitures du cabinet médical
• L’organisation des admissions des patients à l’hôpital
• La transcription des messages enregistrés, des diagnostiques et des recommandations des praticiens dans les dossiers médicaux de chaque patient
• La réalisation de tenue de livres (crédits de recouvrement, états financiers, factures, registres etc.)
• Rédaction des formulaires d’assurance et d’autres formulaires de réclamation
• Préparation de la correspondance et assistanat des médecins dans la préparation des rapports, discours, articles et comptes-rendus de conférence.

Vérifier mes droits à la formation

Simulateur gratuit et sans engagement.
Données sécurisées.